ویژگی های مهم نرم افزار طراحی و صدور فاکتور

با گسترس روز افزون تکنولوژی، نرم افزارهای پرکاربردی عرضه شده‌اند که طراحی و صدور فاکتور را، دقیق‌تر، سریع‌تر و البته ساده‌تر از گذشته کرده‌اند. به‌طور خلاصه نرم‌افزار طراحی و صدور فاکتور، فرآیندهای طراحی و تولید فاکتور را بهبود داده و روشی خودکار برای تهیه فاکتورهایی بهتر و منظم‌تر ارائه می‌کند.

در این نوشته به بررسی ویژگی‌های معمول نرم‌افزارهای طراحی و صدور فاکتور پرداخته شده است. این ویژگی‌ها در قالب نرم‌افزارهای طراحی و صدور فاکتور استاندارد وجود دارند. آشنایی و استفاده از چنین نرم‌افزارهایی برای هر کسب‌وکار مهم و ضروری است.

۱- قابلیت شخصی‌سازی فاکتور

این امکان کمک می‌کند تا بتوان فاکتورهایی دقیقا مشابه با نیاز هر کسب‌وکار طراحی کرد. در واقع منظور از شخصی‌سازی فاکتور امکان طراحی آن با سطرها، ستون‌ها و به‌طور کلی اطلاعات مدنظر است. این موضوع به‌خصوص هنگام طراحی فاکتورهای رسمی بسیار مهم است. چراکه طبق قانون فاکتورهای رسمی باید حاوی اطلاعات مشخصی باشند.

۲- هماهنگی با زبان فارسی

طبیعی است که استفاده از یک نرم‌افزار هماهنگ با زبان فارسی، می‌تواند در شکیل شدن و کاربردی‌تر شدن فاکتورهای خرید و فروش بسیار موثر باشد. این ویژگی معمولا در نرم‌افزارهای خارجی یافت نمی‌شود؛ بنابراین استفاده از نرم‌افزارهای طراحی و صدور فاکتور فارسی بهترین پیشنهاد است. فارغ از فارسی بودن، نرم‌افزارهای داخلی بر اساس روش‌های حسابداری داخلی و نیازهای قانونی در این زمینه طراحی می‌شوند؛ در نتیجه استفاده از آنها بسیار ساده‌تر و موثرتر خواهد بود.

۳- قابلیت تعریف واحدهای اندازه‌گیری

یکی از مهم‌ترین بخش‌های فاکتور خرید و فروش، تعیین تعداد و یا میزان فروش است. بنابراین بسیار مهم است که نرم‌افزار طراحی و صدور فاکتور انتخاب شده، قادر به تعریف واحدهای اندازه‌گیری گوناگون باشد. به عنوان مثال بسیاری از کالاها بر اساس تعداد و بعضی از آنها بر اساس وزن خرید و فروش می‌شوند.

۴- قابلیت انجام محاسبات معمول به صورت خودکار

فاکتورهای خرید و فروش معمولا محاسبات ساده‌ای دارند. جمع اقلام، فی یا قیمت هر قلم جنس، جمع مبلغ پرداختی، میزان مالیات وارد شده بر فاکتور و… همگی از مواردی است که یک نرم‌افزار مناسب طراحی و صدور فاکتور باید بتواند به سادگی از پس انجام آن برآید. در واقع مزیت این نرم‌افزارها تنها صدور فاکتورهای زیبا و شکیل نیست؛ بلکه توانایی سرعت بخشیدن به فرایند صدور فاکتور، به کمک انجام خودکار محاسبات معمول، از مهم‌ترین ویژگی‌های آنها است.

۵- قابلیت یک‌پارچه شدن با سیستم حسابداری

نرم‌افزارهای طراحی و صدور فاکتور، همان‌طور که از نام آنها پیداست؛ وظیفه‌ای ساده و مشخص را انجام می‌دهند. به همین دلیل این امکانات را می‌توان در سیستم‌های حسابداری حرفه‌ای نیز پیدا کرد. اما کسب‌وکارهای کوچک در ابتدای فعالیت خود نیاز به چنین سیستم‌های پیچیده‌ای ندارند؛ در نتیجه از یک نرم‌افزار طراحی و صدور فاکتور استفاده می‌کنند. در این شرایط بسیار مهم است که نرم‌افزاری انتخاب شود که پس از گذشت مدتی، با پیچیده‌تر شدن فعالیت‌ها، قابلیت یک‌پارچه شدن و استفاده از خروجی ایجاد شده، در نرم‌افزارهای مطرح حسابداری را داشته باشد.

۶- قابلیت ارائه گزارش‌های متنوع

بسیاری از نرم‌افزارهای طراحی و صدور فاکتور می‌توانند گزارش‌هایی متنوع و جذاب را به کمک انواع نمودارهای گوناگون ارائه دهند. این گزارش‌ها اگرچه جایگزین گزارش‌های سیستم حسابداری نیست؛ اما می‌تواند در لحظه اطلاعات جالب و مفیدی را در اختیار صاحبان کسب‌وکار قرار دهد. اطلاعاتی که در زمینه تصمیم‌گیری‌های مدیریتی موثر خواهد بود.

گزارش‌هایی مانند میزان خرید و فروش، گردش‌های مالی، چک‌های دریافتی و پرداختی، حواله‌های بین بانکی و… از جمله موارد مهم در این زمینه است.

۷- قابلیت پشتیبان‌گیری

شاید بتوان گفت حیاتی‌ترین ویژگی هر نرم‌افزار ثبت اطلاعات، قابلیت پشتیبان‌گیری است. اگرچه سیستم‌های رایانه‌ای، ثبت انواع داده را راحت‌تر کرده‌اند؛ اما امکان از دست دادن داده‌های دیجیتال در هر زمانی وجود دارد. بنابراین بسیار مهم است که نرم‌افزار طراحی و صدور فاکتور نیز بتواند از پایگاه داده خود یک نسخه کپی به صورت پشتیبان تهیه کند. تهیه پشتیبان می‌تواند در مواقع نیاز همه اطلاعات از دست رفته را بازگرداند.

همان‌طور که بیان شد یک نرم افزار صدور فاکتور می‌تواند با ویزگی‌های بسیاری همراه باشد. پس از انتخاب نرم‌افزار و صدور فاکتور مورد نظر مرحله آخر چاپ فاکتور است. انتخاب یک چاپخانه‌ی مجهز در کیفیت نهایی کار بسیار موثر خواهد بود.

نویسنده : مریم هاشمی